Vom Rückruf zum Bestandskunden:
CRM für Handwerksbetriebe
Handwerker verlieren Aufträge selten an der Qualität — sondern zwischen Angebot und Nachfassen. Diese Seite zeigt, welcher Teil des Prozesses sich mit einem CRM systematisieren lässt, wo die Handwerkersoftware übernimmt und welche Tools für Elektriker, SHK, Maler und andere Gewerke tatsächlich passen. Stand: Oktober 2026.
Redaktionell geprüft · Stand: Oktober 2026
Sieben Schritte, an denen Handwerksbetriebe Kunden verlieren
Der typische Weg einer Anfrage — und die Stellen, an denen Systematik mehr bringt als ein neues Tool.
- 01
Anfrage
Anruf, Formular oder Empfehlung kommt rein
- 02
Rückruf
Erster Kontakt, Bedarf klären
- 03
Vor-Ort-Termin
Besichtigung oder Aufmaß
- 04
Angebot
Kalkulation, Angebot versenden
- 05
Nachfassen
Erinnerung, Rückfragen klären
- 06
Auftrag
Beauftragung, Terminplanung, Rechnung
- 07
Bestandskunde
Wartung, Folgeaufträge, Empfehlungen
CRM, Handwerkersoftware oder beides?
Das CRM übernimmt
- Alle Kontakte, Notizen und die letzte Kommunikation an einer Stelle
- Wiedervorlagen: Wartung, Folgeangebot, „in 6 Monaten melden“
- Angebotsverfolgung: wer hat wann was bekommen, wer muss nachgefasst werden
- E-Mail-Sequenzen und automatische Erinnerungen
- Auswertung: welche Quelle bringt die meisten Aufträge
Das übernimmt die Handwerkersoftware
- Aufmaß, Angebote mit Materialkalkulation, Rechnungen (GoBD-tauglich)
- Termin- und Einsatzplanung für Monteure, Zeiterfassung
- Mobiler Zugriff auf Baustelle: Fotos, Stundenzettel, Unterschrift
- Material, Lager, Einkauf (je nach System)
- Buchhaltungs-Export (DATEV & Co.)
Faustregel: zuerst der Schmerzpunkt, dann das Tool
Wiedervorlagen: das stille Geld im Handwerksbetrieb
Die meisten Handwerksbetriebe verdienen mit Wiederholgeschäft mehr als mit Neukunden — und verlieren es, weil niemand dran denkt.
Wartung & Prüfung
E-Check, Heizungswartung, Dachrinnenreinigung: Jeder Kunde mit wiederkehrendem Bedarf bekommt eine Wiedervorlage im richtigen Rhythmus. Das CRM erinnert — der Betrieb ruft an.
Folgeangebote
Wer ein Bad saniert hat, braucht irgendwann die Wartung; wer den Garten anlegt, die Pflege. Wiedervorlagen nach Abschluss eines Projekts machen aus Einmalaufträgen Stammkunden.
Angebots-Nachfass-Systematik
Angebot raus, nach 7 Tagen anrufen, nach 14 Tagen nachfassen, dann archivieren. Als Regel im CRM läuft das auch in stressigen Wochen — und stresst niemanden.
Datenpflege, die im Alltag überlebt
Der Klassiker: Das CRM ist top eingerichtet, aber die Monteure tragen nichts ein. Deshalb zählt die mobile App mehr als jede Funktion im Büro. Wer vor Ort Fotos, Notizen und Stunden direkt am Auftrag erfassen kann, hat eine Chance, dass die Daten stimmen.
Was es gibt — sauber eingeordnet
Reine CRMs, Handwerkersoftware und ERP sind drei verschiedene Kategorien. Diese Tabelle hält sie auseinander.
| Tool | Kategorie | Preis (Anhaltspunkt) | Was es ist |
|---|---|---|---|
| CentralStationCRM | Reines CRM | Starter kostenlos; Team 24 €/Monat (3 Nutzer); Small Office 75 €/Monat (10 Nutzer) | Reines Vertriebs-CRM aus Köln mit Telefonie-Anbindung. Kundenverwaltung, Wiedervorlage, Angebotsnachverfolgung — aber keine Zeiterfassung oder Rechnungsschreibung. |
| Pipedrive | Reines CRM | Lite ab 14 €/Nutzer/Monat (Jahresabrechnung) | Internationales Pipeline-CRM. Gut, wenn der Betrieb nach Angeboten und Verkaufschancen arbeitet; ohne Handwerker-spezifische Funktionen. |
| HubSpot | Reines CRM | Free CRM 0 € (begrenzt); Starter Hub ab ca. 15–20 €/Nutzer/Monat | CRM plus Marketing-Tools. Für Handwerksbetriebe mit Website-Marketing interessant; reine Kundenverwaltung bekommt man auch einfacher. |
| HighLevel | Reines CRM | Starter 97 $/Monat (Pauschale, keine Nutzerpreise) | Komplettsuite mit CRM, Funnels, Kalender und Automation. Für Betriebe mit eigenem Online-Marketing; Einarbeitungszeit einplanen. |
| HERO Software | Handwerkersoftware | HERO Core ab 69 €/Nutzer/Monat (Jahresabo); HERO OS 119–135 €/Monat inkl. 1 Lizenz | Handwerkersoftware mit Kundenverwaltung, Auftragsabwicklung, Angeboten, Rechnungen, mobiler App. HERO OS ergänzt KI-Telefonassistent (Voice) und Wallet-Zahlungen. |
| ToolTime | Handwerkersoftware | 89 €/Monat (Solo); 169 €/Monat für 5 Teammitglieder; je weiteres Mitglied 35 €/Monat | Terminplanung, Aufmaß, Angebote, Zeiterfassung und Rechnung für Handwerksbetriebe. Starker Fokus auf Tagesgeschäft und Monteur-Kommunikation. |
| Plancraft | Handwerkersoftware | ab 74,90 €/Monat; weitere Nutzer ab 24,90 €/Monat | Digitale Auftragsmappe für Maler und Bauhandwerk: Angebote, Aufmaß, Zeiterfassung, Rechnung. Kein klassisches CRM. |
| weclapp | ERP | n. v. — Anbieterseite prüfen | Cloud-ERP mit CRM-Baustein für größere Handwerksbetriebe. Wird relevant, wenn Lager, Fertigung oder Buchhaltung integriert werden müssen. |
So führst du das System im Betrieb ein — ohne Stillstand
Vier Schritte, die in der Praxis funktionieren — unabhängig davon, ob CRM, Handwerkersoftware oder beides.
1. Starte im Büro, nicht auf der Baustelle
Zuerst arbeiten die Menschen mit dem System, die Angebote schreiben und Telefonate führen. Wenn die Datenqualität im Büro stimmt, folgen die Monteure mit der App.
2. Ein Prozess nach dem anderen
Nicht alles auf einmal digitalisieren. Erst die Anfrageannahme (wer ruft wen wann zurück), dann die Angebotsverfolgung, dann die Wiedervorlagen für Bestandskunden. Jeder Schritt zwei bis drei Wochen einüben.
3. Bestandsdaten in Etappen
Nicht 5.000 Altkontakte auf einmal importieren. Erst die aktiven Kunden und offenen Angebote — das sind die, die Geld bringen. Altdaten folgen später oder bleiben im Archiv.
4. Messbar machen
Ab dem ersten Monat zwei Zahlen beobachten: Wie viele Anfragen kamen rein, und wie viele wurden zu Aufträgen? Erst diese Zahlen zeigen, ob das System hält, was es verspricht.
So sieht es in einzelnen Gewerken aus
Sechs Beispiele, wie sich der Bedarf unterscheidet — ohne erfundene Statistiken, als Orientierung für den eigenen Betrieb.
Elektriker
Kleinaufträge plus Projekte, Notdienst, Wartungsverträge. Wiedervorlage für wiederkehrende Prüfungen (z. B. E-Check) ist ein CRM-Klassiker.
SHK (Sanitär/Heizung/Klima)
Notfälle, Wartungsverträge, Angebote mit Materialkalkulation. Handwerkersoftware deckt Angebot bis Rechnung ab; CRM hilft beim Nachfassen.
Gebäudereinigung
Wiederkehrende Aufträge, Objektpläne, Personalplanung. Kundenverwaltung mit Wiedervorlagen; oft reicht ein schlankes CRM plus Planungstool.
Fahrzeugaufbereitung
Termingeschäft mit Online-Buchung. Terminbuchungssoftware plus einfaches CRM ist oft der beste Einstieg.
Gartenbau
Saisonales Geschäft, Angebote für Projekte, Stammkundenpflege. Pipeline-CRM für Angebotsverfolgung, Handwerkersoftware für Rechnung und Zeiterfassung.
Maler
Aufmaß, Angebote, Nachfass-Kampagnen in der Saison. Plancraft-ähnliche Lösungen plus CRM-Wiedervorlage.
Typische Kombinationen, die sich bewährt haben
In der Praxis setzen viele Betriebe zwei Systeme nebeneinander — mit klarer Arbeitsteilung.
Handwerkersoftware + schlankes CRM
z. B. HERO / ToolTime + CentralStationCRM
Die Handwerkersoftware übernimmt Angebot, Rechnung und Monteur-Planung; das CRM die Wiedervorlagen, Kampagnen und die Angebotsverfolgung. Sinnvoll, sobald Vertrieb systematisch wird.
Handwerkersoftware + Buchungstool
z. B. Plancraft + eTermin / meetergo
Ersttermine und Beratungen werden online gebucht, der Rest läuft in der Auftragssoftware. Der günstigste Weg zu weniger Telefon-Hin-und-Her.
Komplettsuite statt zwei Systeme
HighLevel oder HERO OS
Wer möglichst wenig Tools will, nimmt eine Suite in Kauf: HighLevel bringt CRM, Kalender und Funnels mit (dafür US-Datenhaltung und Einarbeitung), HERO OS bündelt Auftrag, CRM und KI-Telefonassistent in Deutschland.
Checkliste für den Handwerksbetrieb
- Wo liegen heute die meisten verlorenen Aufträge? (Anfrage, Angebot, Nachfassen, Bestandskunde)
- Wie viele Angebote laufen gleichzeitig — reicht eine Wiedervorlagen-Liste oder braucht es Pipelines?
- Wer arbeitet mobil: Monteure mit App oder nur das Büro?
- Muss die Software Rechnungen erstellen oder übernimmt das ein bestehendes System?
- Kalender-Anbindung: sollen Termine direkt in die Einsatzplanung fließen?
- DSGVO-Basics: Wo liegen die Daten, gibt es einen AV-Vertrag, wer ist Anbieter?
- Preis für das ECHTE Team rechnen (Büro + Monteure), nicht nur für einen Nutzer
- Datenexport testen, bevor alle Stammdaten eingezogen werden
Häufige Fragen
01Braucht ein Handwerksbetrieb ein CRM oder eine Handwerkersoftware?
Die Handwerkersoftware (HERO, ToolTime, Plancraft) deckt das Tagesgeschäft ab: Angebote, Rechnungen, Monteur-Planung, Zeiterfassung. Ein CRM wird relevant, wenn Vertrieb systematisch werden soll — Angebote nachfassen, Wiedervorlagen für Wartungen, Kampagnen für Bestandskunden. Viele Betriebe starten mit der Handwerkersoftware und ergänzen später ein schlankes CRM, wenn Anfragen liegen bleiben.
02Was kostet ein CRM für einen kleinen Handwerksbetrieb?
Zwischen 0 € (CentralStationCRM Starter, HubSpot Free) und etwa 75 €/Monat für ein Team-Paket (CentralStationCRM Small Office, 10 Nutzer). Handwerkersoftware liegt höher: HERO Core ab 69 €/Nutzer, ToolTime 89 € (Solo) bzw. 169 € für fünf Personen, Plancraft ab 74,90 €. Alle Preise zzgl. MwSt., Stand Oktober 2026.
03Lohnt sich ein CRM für einen Ein-Mann-Betrieb?
Erst wenn mehr als eine Handvoll Angebote gleichzeitig läuft. Dann hilft schon ein Free-Plan mit Wiedervorlagen — der klassische Fall: drei Angebote raus, keins nachgefasst, zwei Wochen später ist der Auftrag woanders vergeben.
04Kann ein CRM Angebote und Rechnungen erstellen?
Reine CRMs (CentralStationCRM, Pipedrive) nicht — dafür sind sie nicht gebaut. HighLevel kann einfache Angebote über Vorlagen abbilden, echte Rechnungsschreibung mit GoBD-tauglicher Ablage übernimmt die Handwerkersoftware oder ein ERP. Deshalb ist die Kombination aus beiden oft die sauberste Lösung.
Quellen & Stand
Stand: Oktober 2026Preise im Oktober 2026 gegen offizielle Anbieterseiten und aktuelle Preisübersichten geprüft. Die Branchen-Beispiele sind redaktionelle Orientierung, keine Statistik. Keine eigenen Produkttests.
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