CRM Kosten

CRM-Kosten 2026: Was ein CRM für
kleine Unternehmen wirklich kostet

Kurzantwort: Zwischen 0 € und etwa 150 € pro Monat für ein kleines Team — je nach System, Teamgröße und Anspruch. Die Lizenz ist dabei nur ein Teil der Rechnung: Setup, Einführungszeit, Add-ons und Wachstumskosten entscheiden, was ein CRM am Ende wirklich kostet. Alle Preise: Stand Oktober 2026, netto.

Redaktionell geprüft · Stand: Oktober 2026

Überblick

Was kostet CRM-Software überhaupt?

Vier Preisniveaus decken den Markt für kleine Unternehmen ab — alle Preise verifiziert, Stand Oktober 2026.

Preisniveaus CRM für kleine Unternehmen, Stand Oktober 2026. Netto, Jahresabrechnung wo verfügbar.
Niveau	Beispiele	Preis	Für wen
Kostenlos (dauerhaft)	HubSpot Free · CentralStationCRM Starter · Zoho CRM Free	0 €/Monat	Einstieg, Einzelkämpfer, Ausprobieren
Einstieg	Pipedrive Lite · Zoho Standard · Bigin Express	ca. 7–14 €/Nutzer/Monat	Kleine Teams mit klarem Vertriebsfokus
Team-Paket	CentralStationCRM Team/Small Office · HubSpot Starter	24–75 €/Monat (Paket) bzw. ca. 15 €/Nutzer	3–10 Nutzer, planbare Kosten
Suite/Komplett	HighLevel Starter · HubSpot Professional	97 $/Monat (Konto) bzw. deutlich höhere Stufen	Wer CRM + Marketing + Automation in einem will

Preisniveaus CRM für kleine Unternehmen, Stand Oktober 2026. Netto, Jahresabrechnung wo verfügbar.

Die ehrliche Rechnung

Lizenz vs. Gesamtkosten: sechs Blöcke

Keiner dieser Blöcke ist erfunden — aber nur der erste steht auf der Preisseite.

Software-Lizenz

Der offensichtliche Posten: Preis pro Nutzer oder Paketpreis. Er ist selten der größte Kostenblock — aber der einzige, den die meisten Vergleiche zeigen.

Setup & Migration

Kontakte aus Excel/E-Mail importieren, Felder anlegen, Pipeline einrichten. Bei schlanken CRMs ein bis zwei Tage Eigenleistung; Anbieter-geführte Migrationen kosten je nach Umfang extra — die Hersteller nennen dafür keine öffentlichen Festpreise.

Schulung

Ein schlankes CRM lernt das Team in Tagen; Suiten (HubSpot Professional, HighLevel) brauchen Wochen. Interne Zeit ist der versteckteste Kostenblock — 2 Stunden pro Person in der Einführungswoche sind realistisch, nicht eingerechnet in den Listenpreis.

Add-ons & Nutzung

E-Mail-Kampagnen, Lead-Anreicherung, Signaturen, Telefonie: Bei Pipedrive kosten Campaigns, Web Visitors & Co. separat; bei HighLevel laufen Telefonie und KI nutzungsbasiert. Die Lizenz ist nicht die Rechnung.

Wachstumskosten

Per-seat-Modelle wachsen linear mit jedem neuen Nutzer; Paketmodelle springen erst beim Überschreiten der Paketgrenze. Der Unterschied zwischen 5 und 6 Nutzern kann 0 € oder 99 € pro Monat betragen — je nach Modell.

Wechselkosten

Der Umstieg auf ein anderes CRM kostet Datenmigration, Prozess-Neuaufbau und Einarbeitung — Workflows lassen sich fast nie 1:1 übertragen. Wer zu billig startet, zahlt den Wechsel später doppelt.

Der Kernvergleich

CRM-Preise bei 1, 3, 5 und 10 Nutzern

Deterministische Rechnung mit den offiziellen Tarifen (Stand Oktober 2026): Nutzer × Tarif bei per-seat-Modellen, das kleinste passende Paket bei CentralStationCRM. HighLevel (97 $/Konto, USD, keine Nutzerpreise) ist als Pauschale methodisch nicht in derselben Tabelle vergleichbar.

Monatliche Kosten (netto, Jahresabrechnung bei per-seat-Tarifen). HighLevel Starter: 97 $/Monat pauschal fürs ganze Team — separates Preismodell.
Team	Pipedrive (Lite)	CentralStationCRM	Zoho (Standard)	HubSpot (Starter)
1 Nutzer	14 € (Lite)	0 € (Starter)	14 € (Standard)	0 € (Free) / 15 € (Starter)
3 Nutzer	42 € (3 × Lite)	24 € (Team)	42 € (Standard)	45 € (Starter)
5 Nutzer	70 € (5 × Lite)	75 € (Small Office)	70 € (Standard)	75 € (Starter)
10 Nutzer	140 € (10 × Lite)	75 € (Small Office)	140 € (Standard)	150 € (Starter)

Monatliche Kosten (netto, Jahresabrechnung bei per-seat-Tarifen). HighLevel Starter: 97 $/Monat pauschal fürs ganze Team — separates Preismodell.

So liest du die Tabelle

Bei 1 Nutzer liegen die Free-Tarife vorn. Ab 3 Nutzern gleicht sich alles an. Ab 5 Nutzern zeigt sich der strukturelle Vorteil von Paketpreisen: CentralStationCRM kostet bei 5 UND bei 10 Nutzern 75 €/Monat, während per-seat-Modelle von 70 € auf 140 € steigen. HighLevel bleibt bei jeder Teamgröße 97 $ — dafür kommen nutzungsbasierte Kosten hinzu.

Preismodelle

Per-Seat vs. Paketpreis: warum das Wachstum entscheidet

Preis pro Nutzer

(Pipedrive, Zoho, HubSpot) Jeder neue Nutzer kostet denselben Betrag — die Rechnung wächst linear. Vorteil: günstiger Start für 1–3 Personen, keine ungenutzten Kontingente. Nachteil: Bei 10 Nutzern summieren sich selbst Einstiegstarife auf 140–150 € pro Monat.

Paketpreis

(CentralStationCRM) Ein Paket deckt ein Nutzerkontingent — wer mehr braucht, wechselt das Paket, nicht den Einzelpreis. Vorteil: ab 5 Nutzern fast immer günstiger, Kosten bleiben beim Wachstum stabil. Nachteil: Der Sprung von 3 auf 4 Nutzer bedeutet Paketwechsel (Team 24 € → Small Office 75 €).

Oft übersehen

Welche Zusatzkosten entstehen?

Die häufigsten Posten jenseits der Lizenz — mit den veröffentlichten Größenordnungen.

Zusatzkosten nach System, Stand Oktober 2026. Preise netto bzw. laut Anbieterangabe.
Posten	Pipedrive	CentralStationCRM	HubSpot	HighLevel
E-Mail-Kampagnen	Campaigns ab ca. 13,33 $/Monat	— (nicht Kernfunktion)	In Marketing-Stufen enthalten (höhere Tarife)	Nutzungsbasiert
Lead-Anreicherung	LeadBooster ab ca. 32,50 €/Monat	—	In höheren Stufen	In Suite enthalten
Signaturen/Docs	Smart Docs ab ca. 32,50 $/Monat	—	In höheren Stufen	In Suite enthalten
Telefonie	Separate Anbieter	Telefonie-Anbindung (z. B. sipgate)	Calling ab höheren Stufen	Nutzungsbasiert (US-zentriert)
Setup/Migration	Kein öffentlicher Festpreis	Laut Anbieter keine Setup-Gebühr	Onboarding in Professional/Enterprise üblich	Kein öffentlicher Festpreis

Zusatzkosten nach System, Stand Oktober 2026. Preise netto bzw. laut Anbieterangabe.

Achtung

Wann ein Free-CRM teuer werden kann

Nutzerlimits

CentralStationCRM Starter endet bei 3 Nutzern, Bigin Free bei 1. Der Wechsel in den Bezahltarif ist der erste Kostensprung — oft genau dann, wenn das Team wächst.

Kontaktlimits

CentralStationCRM Starter deckt 200 Kontakte. Wer 500 Kontakte hat, braucht sofort das Team-Paket (24 €). Free heißt: klein bleiben.

Funktionsgrenzen

HubSpot Free hat keine Automatisierung und trägt HubSpot-Branding. Wer Nachfass-Sequenzen will, landet im Starter (ca. 15 €/Nutzer) — oder gleich bei einem System, das Automation im Einstieg hat.

Der Professional-Sprung

HubSpot Professional liegt weit über Starter und verlangt laut Quellen meist verpflichtendes Onboarding. Der teuerste Moment ist nicht der Start, sondern der erste große Funktionsbedarf.

Langfristig

Kosten beim Wechsel: der übersehene Block

Unsere Einschätzung

Wechselkosten entstehen immer — die Frage ist nur wann

Veröffentlichte Festpreise für CRM-Wechsel gibt es nicht, weil die Kosten überwiegend intern entstehen: Export und Bereinigung der Daten, Neuaufbau von Pipeline und Automationen, Einarbeitung des Teams, Doppelpflege in der Übergangsphase. Die günstigste Versicherung dagegen: von Anfang an ein System wählen, dessen Upgrade-Pfad zum eigenen Wachstum passt — nicht nur dessen Einstiegspreis.

Kauf-Checkliste

Echte Teamgröße rechnen — heute UND in 12 Monaten
Preis des nächsthöheren Tarifs ansehen, nicht nur den Einstieg
Add-on-Preisliste prüfen (Kampagnen, Signaturen, Telefonie)
Free-Tarif-Grenzen kennen (Nutzer, Kontakte, Automation)
Export-Möglichkeit testen, bevor Daten eingezogen werden
Interne Einführungszeit einplanen (1–2 Tage schlank, Wochen bei Suiten)

FAQ

Häufige Fragen zu CRM-Kosten

01Was kostet ein CRM für ein kleines Unternehmen im Monat?

Zwischen 0 € (Free-Tarife von HubSpot, CentralStationCRM, Zoho) und etwa 75–150 € pro Monat für ein Team von 3–10 Nutzern in den Einstiegstarifen (Stand Oktober 2026, netto). Dazu kommen interne Einführungszeit und je nach System Add-ons oder Nutzungskosten.

02Ist ein CRM mit Paketpreis immer günstiger als ein Preis pro Nutzer?

Nein — es hängt von der Teamgröße ab. Bei 1–3 Nutzern liegen per-seat-Einstiegstarife (z. B. Pipedrive Lite, 14 €) oft unter den kleinsten Paketen. Ab 5 Nutzern gewinnen Pakete (CentralStationCRM Small Office: 75 € für 10 Nutzer) fast immer. Die Tabelle oben zeigt die Rechnung.

03Welche versteckten Kosten hat ein CRM?

Die häufigsten: Add-ons (Kampagnen, Signaturen, Besuchererkennung), nutzungsbasierte Kosten (E-Mail-Versand, Telefonie, KI), Migration/Import, Schulungszeit und der spätere Upgrade-Sprung. Vor dem Kauf die Add-on-Preisliste und den nächsthöheren Tarif ansehen — nicht nur den Einstiegspreis.

04Wann wird ein Free-CRM teuer?

Sobald Limits greifen: Nutzerzahl, Kontakte, Automatisierung oder Branding. Der Wechsel vom Free- in den Bezahltarif ist fast nie linear — HubSpot springt vom Free-CRM auf ca. 15 € pro Nutzer und Monat, und die Professional-Stufe liegt deutlich darüber. Free ist ein Einstieg, keine Endlösung.

05Was kostet der Wechsel von einem CRM zum anderen?

Veröffentlichte Festpreise gibt es nicht — die Kosten sind überwiegend intern: Datenexport und -bereinigung, Neuaufbau der Pipeline und Automationen, Einarbeitung des Teams. Realistisch ein bis vier Arbeitstage je nach Datenbestand, plus die laufende Doppelpflege in der Übergangsphase.

Quellen & Stand

Stand: Oktober 2026

Alle Preise wurden im Oktober 2026 gegen die offiziellen Preisübersichten bzw. Anbieter-Ankündigungen geprüft. Wo Hersteller keine Festpreise veröffentlichen (Setup, Migration, Onboarding), wird das ausdrücklich gesagt statt geschätzt.