CRM für Selbstständige: Brauchst
du eins — und wenn ja, welches?
Kurzantwort: Die ehrlichste Frage ist nicht „welches CRM?“, sondern „reicht nicht auch eine gute Liste?“. Wer nur Kontakte verwaltet, braucht kein CRM. Wer Angebote nachfasst, Wiedervorlagen setzt und unterwegs arbeitet, bekommt dafür Free-Tarife oder 14 € im Monat — mehr muss ein Solo-Setup selten kosten. Stand: Oktober 2026.
Redaktionell geprüft · Stand: Oktober 2026
Brauchst du als Selbstständiger überhaupt ein CRM?
Der Test: Wie viele offene Angebote hast du gerade im Kopf?
Excel/Notion oder CRM?
Sechs typische Situationen — ohne erfundene Schwellenwerte, als Orientierung für den eigenen Alltag.
| Situation | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Wenige aktive Leads (überschaubar) | Spreadsheet reicht | Eine Liste, die man am Freitag durchsieht, ist kein CRM-Fall |
| Regelmäßige Follow-ups nötig | CRM sinnvoll | Wiedervorlagen ersetzen das Gedächtnis — das kann keine Tabelle zuverlässig |
| Mehrere Pipeline-Stufen | CRM sinnvoll | Angebot, Nachfassen, Abschluss: Statuswechsel mit Historie braucht Struktur |
| Wachsende Kundenbasis & Empfehlungen | CRM sinnvoll | Stammkunden, Wiedervorlagen, Geburtstage: Datenqualität entscheidet |
| Einmalige Projekte ohne Wiederkontakt | Spreadsheet reicht | Wer nie nachfasst, braucht kein System |
| Du arbeitest unterwegs (Termine, Anrufe) | CRM sinnvoll | Mobile App mit Anruf-Logging und Notizen am Kontakt |
Vier sinnvolle Systeme für Solo-Selbstständige
Bewusst klein: Diese vier decken den realistischen Bedarf eines einzelnen Nutzers ab.
CentralStationCRM Starter
0 €/Monat (3 Nutzer, 200 Kontakte)
Der kostenlose Einstieg mit deutschem Anbieter. Reicht für Kontakte, Wiedervorlagen und einfache Pipelines — Grenze: 200 Kontakte.
Pipedrive Lite
14 €/Monat (Jahresabrechnung)
Das schlankeste Pipeline-CRM mit starker Mobile-App. Wer nach Deals arbeitet und wachsen will, startet hier sauber.
HubSpot Free
0 €/Monat
Kostenlos mit Marketing-Anbindung (Formulare, E-Mail-Marketing-Tools getrennt). Begrenzte Automation und HubSpot-Branding im Free-Tarif.
Bigin (Zoho)
0 € (Free) · Express ca. 7 €/Monat
Das leichteste Bezahl-CRM. Schnell eingerichtet, mobile-first — für Freelancer mit schmalem Budget.
Was ein CRM für einen Solo-Selbstständigen kostet
Verifizierte Preise für genau einen Nutzer, Stand Oktober 2026.
| System | Preis/Monat | Grenze bei 1 Nutzer |
|---|---|---|
| CentralStationCRM Starter | 0 € | 200 Kontakte, 3 Nutzer möglich |
| HubSpot Free | 0 € | Begrenzte Automation, HubSpot-Branding |
| Bigin Free | 0 € | 1 Nutzer, ca. 500 Datensätze |
| Bigin Express | ca. 7 € | Bis 5 Nutzer, 50.000 Datensätze |
| Pipedrive Lite | 14 € (Jahresabo) | Volle Pipeline, 1 E-Mail-Sync |
| HighLevel Starter | 97 $ (Pauschale) | Komplettsuite — für Solo meist überdimensioniert |
E-Mail und Kalender: die zwei wichtigsten Anbindungen
Für einen Selbstständigen steht und fällt das CRM mit zwei Synchronisationen.
E-Mail-Sync
Eingehende und ausgehende Mails landen automatisch am Kontakt — der komplette Verlauf ohne Suchen im Postfach. Pipedrive und Bigin synchronisieren sauber; bei HubSpot Free und CentralStationCRM Starter funktioniert die Anbindung ebenfalls, Details unterscheiden sich je nach Postfach.
Kalender-Sync
Google- oder Outlook-Kalender als einzige Terminquelle, damit kein Termin doppelt geführt wird. Wer zusätzlich online buchen lässt, verbindet das Buchungstool mit dem CRM-Kontakt — mehr dazu im Terminbuchungs-Vergleich.
Follow-up und mobile Arbeit
Wiedervorlagen statt Gedächtnis
Angebot 7 Tage offen → erinnern. Kunde 90 Tage still → reaktivieren. Als Wiedervorlage im CRM läuft das auch in vollen Wochen — das ist die Funktion, die eine Excel-Liste nicht zuverlässig ersetzt.
Mobile: Notiz direkt nach dem Gespräch
Wer unterwegs arbeitet, trägt Notizen im Auto oder beim Kunden ein — nicht abends im Büro. Pipedrive und Bigin sind hier am stärksten; die App-Erfahrung vor dem Kauf mit dem eigenen Alltag testen.
Der kleine Automatisierungs-Start
Zwei Regeln genügen am Anfang: neue Anfrage → Aufgabe; Angebot ohne Antwort nach 7 Tagen → Erinnerung. In Free-Tarifen oft nicht möglich — dann entweder manuell arbeiten oder den Einstiegstarif wählen.
Wann HighLevel für Solo-Selbstständige zu viel ist
Wann sich ein CRM für dich lohnt
- Du hast regelmäßig mehr als eine Handvoll offener Angebote
- Follow-ups laufen über Erinnerungen statt über das Gedächtnis
- Kunden kommen wieder — und du willst Wiedervorlagen setzen
- Du arbeitest unterwegs und willst Notizen am Kontakt
- Du willst wissen, welche Quelle die meisten Aufträge bringt
Häufige Fragen
01Brauche ich als Selbstständiger überhaupt ein CRM?
Nicht automatisch. Wenn du weniger als ~20 aktive Kontakte hast und keine Follow-ups brauchst, reicht eine gepflegte Liste. Sobald Angebote nachgefasst, Wiedervorlagen gesetzt oder Stammkunden systematisch gepflegt werden sollen, ist ein CRM die zuverlässigere Lösung — Free-Tarife machen den Einstieg risikolos.
02Was kostet ein CRM für einen Solo-Selbstständigen?
Zwischen 0 € (CentralStationCRM Starter, HubSpot Free, Bigin Free) und 14 € pro Monat (Pipedrive Lite bei Jahresabrechnung). Mehr ist für einen einzelnen Nutzer selten nötig — Suiten lohnen sich erst mit Team oder Marketing-Volumen.
03Ist HighLevel für Selbstständige sinnvoll?
Meistens nicht als erstes Tool: 97 $/Monat für einen Nutzer plus Einarbeitungszeit ist viel, wenn es um Kontakte und Wiedervorlagen geht. Sinnvoll wird HighLevel erst, wenn Funnels, E-Mail-Kampagnen und Kalender aktiv betrieben werden — dann ersetzt es mehrere Einzeltools. Details auf der HighLevel-Seite.
04Excel oder CRM — wann ist der Wechsel fällig?
Drei Signale: Du vergisst Follow-ups, Kontakte stehen doppelt in Tabelle und E-Mail-Postfach, oder die Suche nach „was hatten wir besprochen?“ dauert zu lange. Die Matrix oben gibt die Kriterien.
05Was ist wichtiger: Mobile-App oder Desktop?
Für Selbstständige mit Außenterminen die Mobile-App: Anruf am Kontakt, Notiz nach dem Gespräch, nächste Wiedervorlage — alles unterwegs. Pipedrive und Bigin sind hier am ausgereiftesten; CentralStationCRM setzt mehr auf Desktop mit Telefonie-Anbindung.
Quellen & Stand
Stand: Oktober 2026Preise im Oktober 2026 gegen offizielle Preisübersichten geprüft. Keine eigenen Produkttests, keine erfundenen Schwellenwerte.